山水科技-解决方案

山水协同办公系统用户手册

用户登录后在页面的左侧有个树型菜单，点选“个人办公系统”->“待办事宜”，将进入下面的页面：

可以看到，这里没有需要批复的公文。如果有一个公文到了您来审批的这个环节，您将收到系统的电子小秘书给您的短信提醒，这样，再次进入这个页面(或刷新此页面)，您将看到要批复的公文，点选要批复的公文，进入到公文审批的页面，下面展示这个页面：

经过认真的审核，比如点选“附件”下面的文件名，查看附件内容，也可以根据需要选择(情况一般比较少)，以增加必要的审批环节。然后必须指定下一环节批复人(通过表格里面的下拉框指定)，点“批复”按钮完成公文的批复，这样公文流就转到了下一个环节。

系统根据灵活性的需要，提供了删除后续环节批复人和对调批复人的功能。比如“请购流程”，如果财务部门审批可能不需要经过部门经理而直接提交到总经理审批，而其他部门先必须经过部门负责人的审批才可以到总经理审批，这样，财务部人员可以删除“部门主管”这个环节了；对调审批人就是把原来的审批次序改变。

日程安排

用户登录后在页面的左侧有个树型菜单，点选“个人办公系统”->“日程安排”->“我的日程”，将进入下面的页面：

是不是感觉象“台历”，对了，这就是您的电子“台历”了，它可以让你轻松地输入你的日程安排。比如：选中您想设置日程安排的日期，这里假如选择了2005年4月12日这一天，点击它，进入到“日程安排”子页面，如下图：

在“日程安排”里面，您可以输入那天的日程安排了。输入“主题”、“地点”、“备忘”、“相关任务”，您还可以“预约他人”和“留言他人”。提醒是您的可选项。比如勾选“重复周期”右侧的，变成后，可以选择按“每日”、“每周”、“每月”或“每年”提醒您。点“保存退出”按钮后，返回到的页面如下。可以看到，2005年4月12日那天的时间框里面多了几个绿色的小字，正是刚才填写的日程提醒的标题。

任务管理

好了，上面是对自己日常工作任务的安排情况。如果您是公司的相关管理人员（比如部门主管），您可能会给下面的一些员工分配每周甚至是每天的工作，或针对个人，或是分组进行分配，您可以利用系统的“任务管理”功能。点选“个人办公系统”->“日程安排”->“任务管理”，将进入下面的页面：

要进行工作安排了，点击“任务管理”页面右侧按钮，进入新增任务管理页面，如下：

需要在这里面输入要安排的“任务主题”、参与该任务的“任务对象”，比如“开发人员”，整个任务的“开始时间”、“结束时间”，任务“状态”，是否选择“提醒”，“任务类型”，“任务内容”，指定相关的“负责人”、“执行员工”、“其他员工”，主任务下面是否细分“工作进程”。填写好后，回到“任务管理”页面，您可以看到相关任务已经在“任务列表”中了，选中相关的“任务主题”，点击进入，可以看到填写好的“任务”：

个人设置

用户登录后在页面的左侧有个树型菜单，点选“个人办公系统”->“个人设置”->“密码设置”，将进入下面的页面：

输入您的新密码，然后再次输入相同的新密码，点“确定”来确认修改掉原来的密码。

通讯录

用户登录后在页面的左侧有个树型菜单，点选“个人办公系统”->“通讯录”，将进入下面的页面：

在这里您可以进行如下操作：可以按姓名、手机号码、类别查询您的通讯录里面的朋友信息；在左边的表格中可以修改和删除一条记录(这和“部门设置”修改、删除功能基本类似，具体操作请参考部门设置。)；需要增加一条通讯录信息，可以在右边的格子中输入人员姓名、手机号码、通讯录类型(比如“同事”、“亲人”、“朋友”等等，添加通讯录类型可参看“通讯录分组”)、EMAIL地址、备注，然后点击“增加”按钮将新增一条通讯录记录。

通讯录分组

用户登录后在页面的左侧有个树型菜单，点选“个人办公系统”->“通讯录”->“通讯录分组”，将进入下面的页面：

在这里您可以对您的通讯录预设置一些组，以把您不同的联系人区分开来，便于查找和维护。

通讯录发送

在这里，您可以给您的亲朋好友发送短信了！可以在“输入电话号码”一栏直接输入电话号码，然后点选按钮，将电话号码移至“已选号码”一栏中；或在“备选号码”一栏选中一个联系人，点按钮移到“已选号码”一栏中；输入要发送的内容(不超过64个字)，最后点“发送”按钮将发出一条短信息给您的朋友。选择按钮则把“备选号码”一栏的所有内容移至“已选号码”中，输入内容点“发送”按钮则将会群发短信。拥有“短信发送查询”权限的用户还可以查出发信息的操作者

业务流程系统

概述

业务流程子系统是整个办公系统的核心功能，您可以在这里收、发公文，处理员工的公文申请或发出自己的公文申请等待审批。如果事务繁忙(比如出差在外，没有地方上网，则可以预先指定代替自己审批公文的相关人员全权代理)。更高级权限的人员可以在“公文模板”中设置公文模板(比如一些公司单据的Word文档)，在“流程定制”中设置公文的流转环节和标题、公文类型等等。在“办公发文”中可以进行与业务无关的公文的发送，在“报建受理”中进行与业务相关的公文的发送.

办公发文

新增发文

展开左边树形菜单的“业务流程系统”->“办公发文”->“新增发文”，进入的页面效果如下：

公司员工可以在这里进行公文申报操作，比如请假申请、借支申请、出差申请、报销申请等等。在这个页面，用户填写相应的内容，选取相应的申报流程，下载并填填写好公文模板文件（比如“请假单”），上传此模板文件，最后指定第一步审批负责人后点选“保存退出”按钮，即可成功发出公文申请，然后只需等待批准了！您即将发送的公文可能是下面的样子了。

已发公文

展开左边树形菜单的“业务流程系统”->“办公发文”->“已发公文”，进入的页面效果如下：

这里将查看到您自己发出的但未批复完的公文。您可以点选表格中“公文标题”中任一标题查看公文详情。

已批公文

展开左边树形菜单的“业务流程系统”->“办公发文”->“已批公文”，进入的页面效果如下：

公文代理

展开左边树形菜单的“业务流程系统”->“公文代理”，进入的页面效果如下：

这里可以指定您的公文代批人，在您外出无法批复公文的时候可以交由代批人代替批复公文。

公文模板

展开左边树形菜单的“业务流程系统”->“公文模板”，进入的页面效果如下：

这里保存的是公司一些公文的“电子版本”，即Word文档。假如需要申请出差，那么办公发文的时候会有个“下载模板”的地方，点击后就会到“公文模板”这个页面。这里选择“出差申请单”这个模板下载到您的电脑硬盘中。点击“出差申请单.doc”，会弹出一个提示下载文件的小窗体，选择“保存”，就可以把模板下载到硬盘中了。

流程定制

在概述中已经提到流程定制是很关键的。拥有访问此功能的只有系统管理员，需要得到此访问权限的需要经过系统管理员授权。

公文标题定义

展开左边树形菜单的“业务流程系统”->“流程定制”->“公文标题定义”，进入的页面效果如下：

在这里对公文的标题进行定义，方便员工在发文的时候可以选择相应的公文标题，统一了公文的标题，便于以后公文查询和管理。

此页面提供了“添加”、“修改”和“删除”公文标题的操作，和“安全管理系统”的“部门设置”功能基本类似，具体操作请参考部门设置

公文操作类型定义

展开左边树形菜单的“业务流程系统”->“流程定制”->“公文操作类型定义”，进入的页面效果如下：

这里维护的是公文的操作类型，是相关公文审批人的一些动作。比如“借支流程”，首先是部门主管经过“审核”，操作属性为“可批复”，即为可进入批复页面进行审批操作；最后是出纳，对应的是“执行”，操作属性是“只读”，即收到公文只能执行，不会进入批复页面了。如果是“执行”的公文审批人，应该是先把事情“办”好，如把借支款交与借支人，办理完相关手续，再到系统里面点“执行”，这样才表示完成了任务，才更为合理。

公文文件类别

展开左边树形菜单的“业务流程系统”->“流程定制”->“公文文件类别”，进入的页面效果如下：

公文模板定义

公文审批路径(岗位)

展开左边树形菜单的“业务流程系统”->“流程定制”->“公文审批路径(岗位)”，进入的页面效果如下：

审批内容模板

展开左边树形菜单的“业务流程系统”->“流程定制”->“审批内容模板”，进入的页面效果如下：

公文查询

概述

报表统计子系统是整个办公系统的统计归档支撑，一般除了系统管理员可以访问，公司总经理和财务部门也应该拥有权限。这里可以统计某时间段的公文，查询公文审批情况，并对审批人进行监督。

公文统计

展开左边树形菜单的“报表统计系统”->“公文统计”，进入的页面效果如下：

公文查询

展开左边树形菜单的“报表统计系统”->“公文查询”，进入的页面效果如下：

红灯统计

展开左边树形菜单的“报表统计系统”->“红灯统计”，进入的页面效果如下：

红灯查询

展开左边树形菜单的“报表统计系统”->“红灯统计”，进入的页面效果如下：

任务统计

展开左边树形菜单的“报表统计系统”->“去向统计”，进入的页面效果如下：

公用信息平台

概述

公用信息平台子系统是整个办公系统“公共设施”，这里基本上是所有员工都可以访问的地方。可以在这里留下去向信息，给您的同事留言，在公告板上写下公告信息，比如“会议通知”，在论坛里面发帖子等等......

信息互递

(1) 消息清单

展开左边树形菜单的“公用信息平台”->“信息互递”->“消息清单”，进入的页面效果如下：

在这里您可以查询是否有人给您留言，还可以新增留言给别人。点按钮将进入到“新增留言页面”：

选择，将到下一个页面：

选择部门，找到要留言的人，点添加一个待留言人，点添加“待选员工”一栏的所有待留言人到“已选员工”一栏，然后点“确定按钮”返回：

点“保存退出”后，将给市场部的相关人员留言。

(2) 个人去向

展开左边树形菜单的“公用信息平台”->“信息互递”->“个人去向”，进入的页面效果如下：

公司员工工作期间因公事需要外出办事，可以在这里留下“个人去向”。第一次留个人去向的时候，需要点页面上方的按钮进入添加人员去向页面：

输入人员去向、时间期限、去向详情后点“保存退出”，返回到“人员去向”页面。

以后再次输入“人员去向”的时候，将只要在页面表格中选中“员工姓名”的相应人员，当然是自己，进行修改即可。点选了别人也没有关系，您将只能浏览而不能修改。

删除人员去向信息的权限将只有系统管理员才拥有。

(3) 信息传递

展开左边树形菜单的“公用信息平台”->“信息互递”->“消息传递”，进入的页面效果如下：

这个页面提供了员工之间相互进行消息传递的功能。

点“收到传阅”，将可以查看别人给您发来的传阅信息；

点“发送传阅”，将查看您发送出去给别人的传阅；

点“传阅中”，将查看正在传阅中的传阅消息；

点“传阅完成”，将查看别人已经浏览过的您的传阅；

点“已删除”，将查看您收到的别人的，已经浏览过并删除了的传阅信息。

点选页面上方右侧按钮，将进入新增传阅页面：

输入标题，填写好内容，也可以上传一两个文件，关键是要选择您需要传阅的对象。这里同样点选按钮，进入下面的页面：

选择完毕以后，点选“确定”返回到上一页面：

可以看到，这里多了两个“传阅对象”，然后点“传阅开始”，将把传阅信息发送给以上选择的两人。

(4) 公告信息

展开左边树形菜单的“公用信息平台”->“信息互递”->“公告信息”，进入的页面效果如下：

比如有什么公共信息需要披露，在这里是最合适不过了。比如您可以添加一条公告信息，选择最上的“公告”，在点选右侧的按钮，进入下一页面：

填写好标题、内容，也可以上传附件，然后点“保存退出”即可添加一条“公告信息”。这样，登录到办公系统的所有人都可以看到这条信息的内容，真的很方便。

电子邮件

(1) 帐户配置

用户登录后在页面的左侧有个树型菜单，点选“其他业务系统”->电子邮件”->“配置”，将进入下面的页面：

接收邮件服务器(POP3)：是您个人邮件的接收主服务器，如pop.163.com就是网易163的邮件接收服务器

发送邮件服务器(SMTP)：是您个人邮件的发送主服务器，如smtp.163.com就是网易163的邮件发送服务器

如果测试成功，就说明您可以通过网络接发邮件了

(2) 收件箱

用户登录后在页面的左侧有个树型菜单，点选“其他业务系统”->电子邮件”->“收件箱”，将进入下面的页面：

在这个页面里，点击按键，将会从您的邮箱中接收您的个邮件(前题是，您在邮件配置时，配置成功)，如您的邮件地址是my_heyi@163.com,那么程序将会从网易的邮件服务器中接收您的个人邮件。邮件地址可以去网易等大型门户网站去申请获得。

(3) 编撰

用户登录后在页面的左侧有个树型菜单，点选“其他业务系统”->电子邮件”->“编撰”，将进入下面的页面：

如我要把我写的邮件发送到Himalayas1677@hotmail.com这个地址，我就可以在收件人栏中输入该地址，在发件人栏中输入我的邮件地址，在主题栏中输入邮件标题，您也可以在本地通过添加附件向对方发送文件(注意：由于各大网站的邮件服务器发送文件的大小不同，同时也受网络本身的限制，选择要传输的文件的大小最好不要大于2M)。

(4) 联系人

用户登录后在页面的左侧有个树型菜单，点选“其他业务系统”->电子邮件”->“联系人”，将进入下面的页面：

知识管理

我的硬盘

展开左边树形菜单的“公用信息平台”->“知识管理”->“我的硬盘”，进入的页面效果如下：

您将看到根文件夹下(默认为A:\)的您具有读权限的文件夹和文件。

点击，将进入新增文件夹页面，您可以创建新的文件夹：

写入文件夹信息后，进行文件夹权限的设置，然后点击保存退出。若要在同一目录下建立另外一个新文件夹，点击保存继续。点击退出，则放弃新建文件夹。

点击，将进入新建文件页面，您可创建新的文件：

写入文件信息,选取文件图标(点击文件图标,选中对应的文件类型图标,默认文件类型是"其它文件")。文件中要包含附件，点击浏览，然后选择要包含的附件，确定后选择上传，该附件即包含在文件中；要分配权限时可点击自定义权限进行权限分配，然后点击保存退出；要继续在同一目录下新增文件，点击保存继续；点击退出，则放弃新增文件。

点击，将删除选中的文件夹/文件到回收站(这里只有系统管理员才拥有这个权限)。

点击文件名，将进入文件参照，您可查看文件内容，下载电子文件。

点击文件夹名，将打开该文件夹，您可浏览该文件夹中的文件夹和文件。

资源回收

展开左边树形菜单的“公用信息平台”->“知识管理”->“资源回收”，进入的页面效果如下：

回收站是用来放存被删除的文件及文件夹。如果回收站的文件和文件夹被再次删除，则文件被永久删除(文件或文件夹恢复和永久删除的权限仅为系统管理员角色独有)。点击，文件被永久删除；点击，文件被还原为被删除前的状态(位置)。

查找资源

展开左边树形菜单的“公用信息平台”->“知识管理”->“资源回收”，进入的页面效果如下：

文件搜索部分提供了按文件名、关键字、所有者等多种搜索文件的方式来进行搜索文件。输入搜索条件，点击立即搜索，您将看到与条件匹配的并且您至少具有读取权的文件。

移动办公系统

概述

移动办公系统是利用手机短信的功能，主要是让公司内部员工可以在页面编辑简短内容，比如生日祝福、节日问候等等，试想用手机发短信，光输入些英文字母就够慢了，还要输入中文。有了系统的这个功能，用键盘输入当然要快很多了！这里也可以查询短信平台的短信使用情况。比如任何部门的员工对短信提醒的使用情况，可以一览无遗

内部短信发送

用户登录后在页面的左侧有个树型菜单，点选“移动办公系统”->“短信办公系统”->“内部短信发送”，将进入下面的页面：

您可以在“备用号码”一拦中选择相应的员工，点按钮将移动到“已选号码”一拦中，然后在下面的空框中输入要发送的短信内容，点最下方的“发送”按钮将发出相应的短信。

自编短信发送

用户登录后在页面的左侧有个树型菜单，点选“移动办公系统”->“短信办公系统”->“自编短信发送”，将进入下面的页面：

要用此功能发送短信的用户，必须要先下载一个模板，在此模板中输入手机号码和短信内容。先点右侧的按钮下载一个模板，输入一些手机号和内容。然后点“浏览”按钮找到刚编辑过的摸板文件，再点击“导入”按钮，页面将变成下面的样子：

此时，再点击“发送”按钮将成功发送2条短信。

短信发送查询

用户登录后在页面的左侧有个树型菜单，点选“移动办公系统”->“短信办公系统”->“短信发送查询”，将进入下面的页面：

这里可以查询到使用短信功能的一些情况。用户名就可以很确切地表明是谁在什么时间曾经使用过的短信功能。用户名为“系统”的是公文流程中用到的提示公文审批人需要审批的提示。